3 вопроса, которые следует задать об эффективном управлении документами с помощью SharePoint

Для многих малых предприятий мы часто рассматриваем Microsoft 365 как набор инструментов, которые делают всю грязную работу, когда дело доходит до управления версиями, политик хранения и многого другого. Все замечательные функции, предлагаемые SharePoint, улучшаются только за счет обслуживания, и эффективное управление документами ничем не отличается. Для всего, что делает SharePoint хорошо, мы также должны идти навстречу нашей платформе, применяя последовательные практики для улучшения управления документами и других ключевых областей управления.

В этой статье я поделюсь с вами тремя важными вопросами, которые должна задать любая организация, желающая поддерживать эффективное управление.

1) Наша политика управления документами – по умолчанию или намеренно?

Чтобы эффективно настроить политику управления документами, вы должны быстро подкрепить свой план письменной документацией. Если вы не утвердите свой план управления, привычки и прихоти команды, несомненно, возьмут верх.

Ваша политика управления документами не обязательно должна быть идеальной на начальных этапах; Важно участие ключевых заинтересованных сторон и их отзывы. Приверженность документированию этапов так же важна, как и их завершение.

Давайте рассмотрим несколько советов по созданию эффективных процедур управления документами в вашем рабочем месте.

Что входит в составление Руководства по политике в отношении документов SharePoint?

Составление руководства по управлению документами начинается с определения организацией основного набора правил, руководств и принципов. Для достижения наилучших результатов определите набор критериев, прежде чем приступить к составлению руководства.

Задайте себе следующие вопросы в качестве основы для начала работы с руководством по управлению документами:

  • Какова общая политика управления контентом для моего рабочего центра?
  • Есть ли у нас специальные контент-менеджеры?
  • Как часто мы проверяем наши документы?
  • Где наши документы с большим доступом?
  • Все ли ключевые руководящие роли представлены в процессе?
READ  Бретт Хеллинг из MAFS больше не выглядит так, поскольку он избавляется от своих знаменитых усов

Используйте эти ответы, чтобы начать разработку эффективного руководства по политике.

Имейте в виду, что более ранние этапы процесса могут не быть отражены в формате документа. Ваше руководство может быть составлено с помощью сеансов доски, серии файлов OneNote или записей собраний Microsoft Teams.

2) Как наша стратегия работы с документами улучшает поиск?

Исследования – это невысказанная часть головоломки, которая ведет к более высокому уровню внедрения SharePoint. Если ваши сотрудники ищут документы, которые обычно упоминаются на собраниях и в электронных письмах, и они не отображаются в результатах поиска, служба поддержки будет получать уведомления о том, что «поиск отключен».

Вот почему важно регулярно просматривать свои документы с целью улучшения результатов поиска. Регулярно просматривайте ключевые слова, фразы, внутренний язык и имена руководителей групп.

В рамках этого процесса рассмотрите возможность улучшения поиска, настроив Microsoft Search для своего клиента.

Настроить поиск приложений Microsoft Office. Microsoft опубликовала новое окно поиска Microsoft, расположенное в верхней части приложений Microsoft Office в Windows.

В окне поиска Microsoft есть инструменты, помогающие конечным пользователям находить контент, улучшенное меню «Справка» и многое другое.

Настроить поиск связанных файлов. Эта функция расширяет возможности информационных работников, позволяя им выполнять поиск по списку связанных файлов.

Это увеличивает ценность документов в вашем клиенте, поскольку члены команды имеют возможность повторно использовать информацию из презентаций, отчетов, книг и т. Д.

Узнайте больше об исследованиях, посетив Центр поиска Microsoft..

3) Нужно ли изменять наши разрешения?

SharePoint предоставляет разрешения на уровне элементов для каждого документа в вашей среде. Чтобы сохранить целостность вашей стратегии управления документами, вашей организации важно знать, нужно ли удалять разрешения, которые были предоставлены на временной основе.

READ  Предстоящий соревновательный сезон «Overwatch» был отложен из-за технических проблем.

Как вы управляете внешними пользователями от проекта к проекту? Привлечение к ответственности людей, необходимых для совместной работы за пределами вашей организации, является ключевым шагом на пути к эффективному управлению. Переход членов команды в другие отделы и проекты – еще один ключевой фактор.

Организация политик управления документами гарантирует, что совместная работа будет плавным и эффективным процессом.

Поделиться точкой

в обзоре,

  • Будьте внимательны при создании и поддержании процесса управления вашими документами. Назначьте роли и ресурсы, чтобы гарантировать, что эта задача не будет потеряна в повседневных операциях вашей организации.
  • Поиск – это недооцененный инструмент, который при улучшении улучшит удобство использования, взаимодействие с членами команды, связанную документацию и многое другое. Настройте Microsoft Search и следите за состоянием своего клиента с помощью планового обслуживания.
  • Требования к безопасности и разрешениям возрастают. Определите, кому нужны точные разрешения, учитывая, что роли безопасности будут меняться от проекта к проекту.

Какие самые важные задачи по управлению документами вам необходимо выполнить? Комментарий ниже!

Шадид Элиэзер – бизнес-инженер, который работал главным инженером на официальных сайтах Мэриленда и Пенсильвании. Microsoft помогает увеличить доход за счет лицензирования контента и программного обеспечения. Загрузите их контрольный список лицензирования контента по адресу: https://mrshadeed.com/licensing101

Первоначально опубликовано в https: //www.avepoint.com/blog/sharepoint-hybrid/sharepoint-document-mana …

Leonid Morozov

Создатель. Любитель кофе. Любитель Интернета. Организатор. Выродок поп-культуры. Поклонник телевидения. Гордый кулинарa

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх